経理実務

経理の支払い業務は具体的に何してる?振込み先の要チェック

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こんにちは!

経理で行われている支払い業務は、資金管理をしながら取引先へお金を期日通りに振り込む業務です。

今回は、私の経験をもとに具体的な支払い業務の流れについてご紹介します。



 

請求書が届いたら、債務計上と支払期日の確認

取引先と取引が完了し、請求書が月末付近に到着します。

請求書が到着したら、支払期日を確認し翌月以降であった場合はすぐに支払う必要がないため、月次業務として債務計上(経費の計上)を行います。

「請求書到着から10日以内に支払い」などと、支払いまで時間がない場合はコピーをとって原本を支払い用、コピーを債務計上用として残します。
(この時、原本とコピーを誤って二重で支払いや債務計上しないようにメモなどをしておきます。)

 

大抵の場合は、債務計上を行って月次が締まったあと、請求書をとりまとめて支払い業務へと移ります。

 

請求書の支払い業務

支払い業務は、何百件以上もある場合には会計システムに取引先を登録し、これをもとにしてEBデータを作成し取り込むことがほとんどかと思います。

支払いには、主に口座振込・口座振替(自動引落)・銀行窓口・ATM払い・直接現金払いがあります。

口座振替(自動引き落とし)

口座振替(略して:口振りとよく呼ばれます。)の場合、事前に取引先から口座振替依頼書(または取引先指定の用紙)を渡され必要事項を記入しておきます。
これによって、2ヶ月後くらいに口座振替が始まります。

口座振替の場合は、指定日に口座へお金が残るように注意しておけば振り込む手間もなく、取引先側も振込み忘れられることもなく済みます。

 

銀行窓口払い

銀行窓口払いの場合は、払い期日までに銀行窓口へ向かい支払い処理をします。

銀行指定の用紙に必要事項を記入し、銀行印を押して持っていけばあとは窓口で処理してくれます。

 

支払いは銀行窓口の方が行ってくれるため楽ですが、こちらは銀行へ行くという手間がかかるため、出来れば社内で完結したいと思う処理方法です。

 

ATM払い・コンビニ払い

ATMやコンビニ払いは口座から現金引き出し、指定の場所へいかなければならないため手間のかかる支払いです。

 

口座振込払い

口座振込の場合、ほぼ毎月取引のある取引先の場合は会計システムに取引先の口座情報を入れている場合が多いため、これを利用してそのままEBデータに取り込ませ支払うこともできます。
しかし、取引が時々しかない場合や、新規の取引先の場合は請求書にかかれている口座情報の登録またはチェックが必要となります。

これがまた何十件ともあった場合には、1件ずつ口座情報をみてチェックしなければなりません。細かくて途方もくれない作業になることもありますが、会社の信頼のためにも振込間違えないようにしなければならないため、しっかりとこなす必要があります。
更に、会社によっては毎月支払いがある取引先でも、時々口座情報の変更があるため、これについてもチェックはする必要があります。

振込先をチェックするときに必ず見る項目

○銀行名:大手銀行から信用金庫、農協までさまざまな銀行があります。
○支店名:同じ銀行でも支店が異なるためこれも見る必要があります。また、支店統合などもあるために気をつけてチェックしましょう。
○預金種別:普通預金か当座預金か、はたまた別の預金種類かをみます。
○口座番号:3や8、7や9など、見間違いやすい数字が連なることも多いため要チェックです。
○振込先名義:法人や団体であった場合は略称、アルファベット表記の会社、個人名義の場合の名前の読み方など・・・誤りやすいポイントがたくさんあるところです。
○手数料負担:「請求書に振込手数料はご負担ください」などと記載があればわかりやすいのですが、特にない場合はトラブル回避のためにも事前に先方と取り決めておくなりをしておく必要があります。

 

これらもチェックしたあと、会計システムからEBデータを作成し、ネットバンクに取り込みます。
あとは社内の権限を持っている人が(特になければ自分が)ネットバンクに支払い承認をかければ、指定日に振込がされます。

振込後は組み戻し(口座情報の誤りなどから支払いができなかった場合)がないかを確認し、組み戻しがされてしまった場合は再度口座情報を確認して振込み、口座情報に誤りがない場合は取引先へ連絡をして誤りはないかを確認します。

 

まとめ

よく利用されているEBによって振込みをする場合、金額に誤りがないかを確認するためにシステムに登録された取引先であっても請求書に記載されている情報とのの付け合わせチェックを行う会社もあります。
(個人的にはこういった業務をAIによる自動化で人の手なくしてできるようにして欲しいところです。)

また、取引先数が少なく、会計システムに登録するほどでない場合は直接EBにて振込の処理をすることもあります。
支払いをするということは、資金面の動きをよくみることと、支払い先への振込みを誤ることなく期日までに正しく行うという責任ある仕事です。



ただ「支払っといて~」と一言ですむやりとりでも、その向こうの経理業務としては多くの工数を使用しています。
今後もっと支払いも簡単な仕組みに進化していってくれると経理としてはありがたいですよね!

最後まで読んでいただきまして、ありがとうございました!

 

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